Mobilen må blive i garderoben - 10 tips til dit storrumskontor

"Men kan det ikke være frygtelig larmende og forstyrrende at sidde og arbejde i sådan et kæmpestort kontorlokale med så mange mennesker omkring sig ...?!"

Prøv at google ordet ´storrumskontor´ og se, hvor opsigtsvækkende mange følgeord som støj, stress, forstyrrelser, (mangel på) koncentration og produktivitet, frustrationer, ulemper, spilleregler osv., osv., der nærmest pr. automatik popper op i slipstrømmen..

Metervis af forskning kan let bekræfte undersøgelser som eksempelvis denne amerikanske, der påviser, at ikke færre end ´49 procent af kontoransatte har svært ved at koncentrere sig´ og ´den gennemsnitlige medarbejder i et åbent kontorlandskab mister 86 minutter om dagen på grund af distraktioner´.

Forsat flere kontorarbejdspladser med open spaces vælger derfor at forsøge at styre ´lydtapetet´ med spilleregler af hensyn til den fælles arbejdstrivsel og effektivitet.

Indspark fra TimeBlock

Et interessant forårs-indspark fra Anders Thue Pedersen fra TimeBlock motiverede Lokalebasen.dks medarbejdere til efter en målrettet brainstorming at implementere en køreplan med 10 ´Dos and Don´ts´ i en aftalt testperiode i det store åbne kontormiljø på Østerbro i København.

"De overordentlige nyttige inputs fra TimeBlock inspirerede os til at sætte os sammen og finde ud af, hvordan vi i fællesskab kunne enes om tiltag, der på den ene og anden måde vil vise sig i stand til at optimere vores daglige arbejdsmiljø.

Endnu er vi tidligt inde i vores forsøgsperiode, men det er mit indtryk, at vores fælles spilleregler allerede begynder at fungere tilfredsstillende og ganske efter hensigten," siger Jakob Dalhoff, CEO hos Lokalebasen.dk.

Et indspark fra konsulentfirmaet TimeBlock inspirerede Lokalebasen.dks medarbej- dere til at enes om et sæt fælles spilleregler til at optimere arbejdsroen og trivslen i storrumskontoret på Østerbro i København.

10 Dos and Don´ts på Lokalebasen.dk 

• Signalér om du er travl/optaget
Skriv først en mail, hvis du har brug for at forstyrre en kollega her og nu. Spørg, om kollegaen har tid og markér din mail med high eller low priority, så din kollega kan prioritere den. Bruger du Skype eller Flowdock, kan du markere din status med lsquo;busy’.

• Tjek først selv
Hvis du er i tvivl om en detalje i din arbejdsopgave, så prøv først at finde svaret selv, før du afbryder en kollega. Prøv for eksempel at google eller - hvis du har et it-problem - forsøg selv at tjekke din pc eller evt. serverrummet. Du kan også samle dine spørgsmål i en mail, så du kan få dem alle besvaret på én gang.

• Fortæl hvis du har travlt
Det er helt okay at sige "Helst ikke lige nu - kan vi ikke tage den over frokosten?!" Hvis du møder en kollega f.eks. i køkkenet, men ikke har tid til smalltalk, så husk, at det er i orden at sige, at du lige nu og her er travlt optaget.

• Mobiler forbudt
Ingen private mobiltelefoner på skrivebordet - gælder alle uden undtagelser. Lad din mobil blive i frakkelommen i garderoben og vent med at tjekke den til dit næste break. Kun hvis du venter et meget vigtigt opkald, må du tage mobilen med til skrivebordet.

• Rygepauser
Gå udenfor og hold som udgangspunkt dine egne rygepauser uden at afbryde og forstyrre kolleger ved at spørge, om de vil med ud og ryge.

• Begræns din støj
Vær opmærksom på dit eget støjniveau. Hvis du skal ringe til en kunde eller andre, er det en god idé at tage samtalen i et af møderummene. Hvis du har brug for at have pc-skærmen foran dig, kan du benytte en af kontorets bærbare.

• Mails på lydløs
Slå notifikationer, pop-ups og lyde fra dit mailsystem. Vent med at tjekke dine mails til når du har tid og luk mail-systemet ned imens. Kontorets telefoner skrues ned til minimum, så deres opkaldssignaler ikke behøver at forstyrre hele kontoret.

• Interne møder
Hold dine interne møder i møderummene og ikke ved skrivebordene. Brug kalendersystemet til at booke møder med dine kolleger, så der aldrig opstår tvivl omkring jeres mødetidspunkter.

• Strukturér din dag
Brug de første minutter af arbejdsdagen på at strukturere dine opgaver. Pas på, at du ikke kommer til at ´multitaske´ og dermed spolere dit arbejdsflow og timingen af de planlagte arbejdsopgaver.

• Frisk luft
Hjælp hinanden med at huske at åbne vinduerne i frokostpausen, så vi kan få frisk luft indenfor og opretholde et rigtig godt indeklima for os allesammen.